Impulse für ein erfolgreiches Selbstmanagement – eine Checkliste

In unserer sich stetig verändernden und komplexer werdenden Welt fällt es nicht immer leicht, sich – beruflich, als auch privat – auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren, fokussiert zu bleiben und in Konsequenz auch das Gefühl zu haben „Herr seiner eigenen Zeit“ zu sein. Ein solides Selbstmanagement kann hier der Schlüssel zu weniger Stress, mehr Freiräumen und folglich auch zu mehr Zufriedenheit sein. Es gibt zahlreiche Methoden, um das eigene Selbstmanagement zu verbessern. Für die Auswahl der für sich geeigneten Methode(n) ist es zunächst wichtig, sich bewusst zu machen, welche Aspekte derzeit zu wenig Beachtung finden. Die folgende Checkliste soll helfen herauszufinden, an welcher Stellschraube entsprechend gedreht werden kann, um die Kontrolle über die eigene Zeit Schritt für Schritt zurückzuerlangen.

Ich fühle mich voller Energie.

Genügend Energie für die Aufgaben des anstehenden Tages zu haben, ist die Grundlage für ein gutes Selbstmanagement. Falls diese Basis nicht gegeben ist, sollten zunächst die folgenden Stellschrauben in Betracht gezogen werden:

Eine ausreichende Anzahl an Schlafstunden und möglichst geregelte Schlafenszeiten können zu einem erholsamen Schlaf beitragen. Auch gedimmte Lampen, Blaulichtfilter oder bildschirmfreie Zeit vor dem Schlafengehen können sich sehr positiv auf einen guten, regenerierenden Schlaf auswirken.
Energiespendende Mahlzeiten sowieausreichend Wasser zu trinken, kann ebenso einen großen Einfluss auf das tägliche Energielevel haben.
Gerade für Bürojobs, ist ausreichend Bewegung als Ausgleich zum vielen Sitzen essenziell. Kleine Impulse können hier bereits eine große Wirkung erzielen. Kurze Workouts oder Yoga-Einheiten lassen sich gerade im Home-Office gut in den Arbeitsalltag integrieren. Oder wie wäre es, das nächste anstehende Telefonat mit einem kurzen Spaziergang zu verbinden?
Kleine Pausen, in denen bewusst wirklich nichts getan wird, sind ein weiterer wichtiger Ausgleich zum ständigen produktiv sein. Ablenkungen zu widerstehen, trainiert unsere Willenskraft und kann dabei helfen, „unablenkbar“ zu werden. Kleine Übungen hierfür wären beispielsweise in der nächsten Warteschlange nicht das Handy zu zücken, sondern der Langeweile Stand zu halten oder beim nächsten Treffen 15 min früher am Treffpunkt zu sein und in dieser Viertelstunde dann bewusst nichts zu tun.

Ich habe einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben und arbeite diese mit System und strukturiert ab.

Falls das Gefühl besteht, keinen Überblick mehr über die Vielzahl an Aufgaben und auch zu wenig Zeit zum Erledigen dieser Aufgaben zu haben, lohnt es sich, die Methode „Getting Things Done“ (GTD) von David Allen auszuprobieren. Das Ziel dieser sehr bekannten Selbstmanagement-Methode ist es, stressfreies produktives Arbeiten zu ermöglichen.

Die folgenden fünf Schritte werden bei GTD durchlaufen:

Erfassen: Alle Themen und Aufgaben werden zunächst gesammelt, damit nichts verloren geht.
Durcharbeiten: Die Themen werden durchgearbeitet, um sie zu verstehen und nächste Schritte einzuleiten.
Organisieren: Die Aufgaben und Themen werden geclustert und mit entsprechenden Listen, Ablagen und einem Terminkalender organisiert.
Durchsehen (Wochenüberblick): Die Themenlandschaft wird regelmäßig durchgesehen, damit keine Themen bzw. Deadlines vergessen werden.
Durchführen: Die Aufgaben werden so effizient wie möglich durchgeführt.

Ein Grundpfeiler beim Durcharbeiten der Aufgaben ist die 2-Minuten-Regel. Diese Regel besagt, dass Aufgaben, die weniger als 2 Minuten in Anspruch nehmen, sofort durchgeführt werden, anstatt diese Themen entsprechend zu terminieren und sie zu einem späteren Zeitpunkt zu erledigen, was in Summe deutlich mehr Zeit beanspruchen und folglich Stress auslösen könnte.

Ich priorisiere meine Aufgaben.

Ein weiterer zentraler Bestandteil für ein gutes Selbstmanagement ist die Priorisierung der zu erledigenden Aufgaben, um in der verfügbaren Zeit stets an den richtigen Dingen zu arbeiten.

Zwei Dimensionen, die dabei von großer Relevanz sind, sind die Wichtigkeit und die Dringlichkeit der einzelnen Aufgaben. Die Eisenhower Matrix hilft dabei, ToDos nach diesen zwei Dimensionen zu bewerten und dadurch entsprechend zu priorisieren:

Im Buch „Make Time: How to focus on what matters every day“ (Knapp/Zeratsky: 2018)
schlagen die Autoren vor, für den jeweiligen Folgetag jeweils ein Highlight zu definieren und dieses ausgewählte Fokusthema dann stets mit höchster Priorität in den Tag einzuplanen. Hierbei können sehr umfangreiche Aufgaben in einzelne Arbeitspakete heruntergebrochen werden, um diese dann als Fokusthemen für jeweils einen Tag zu definieren. Ebenso können weniger zeitaufwändige Themen zu Themenblöcken zusammengefasst und dann ebenfalls als Fokusthema deklariert und entsprechend Zeit zum Abarbeiten des Themas vorgehalten werden.

Ich mache eine Tagesplanung und passe diese bei unvorhergesehenen Ereignissen entsprechend an.

Sobald ein Überblick über die anstehenden Aufgaben besteht und diese auch bereits priorisiert sind, ist die Tagesplanung ein zentraler Bestandteil von guter Selbstorganisation. Die Beachtung folgender Aspekte unterstützt bei der Planung:

Ein zentraler Punkt ist es, entsprechend Pufferzeiten einzubauen – gerade in einem Umfeld, in dem häufig unvorhergesehene Ereignisse eintreten. Auch Auszeiten zum Energie tanken sollten zwingend mit eingeplant werden.
Die Tagesplanung schriftlich durchzuführen, unterstützt die Selbstmotivation und -reflexion und dokumentiert die geleistete Arbeit, was im Nachgang zu mehr Zufriedenheit führen kann.
Vor allem in Jobs mit sehr vielen Meetings, ist es eine äußerst effektive Methode, für zu erledigende Aufgaben „Termine mit sich selbst“ in den Kalender einzutragen, damit neben den geplanten Meetings auch genügend Zeit zum Abarbeiten von Aufgaben bleibt.
Routinen, wie beispielsweise ein fester Slot im Kalender für die Planung des jeweils nächsten Tages, können helfen, die Planung wirklich täglich durchzuführen. Hierbei macht es Sinn, die Planung für den Folgetag nicht erst vor dem Feierabend, sondern bereits am frühen Nachmittag zu erstellen. So bleibt noch genügend Zeit für ggf. nötige Rücksprachen mit Stakeholdern, falls für eine bestimmte Aufgabe beispielsweise noch Fragen offen sind und somit die Dringlichkeit und/oder der Zeitbedarf schwer abschätzbar sind.
Gegen Ende der Woche ist analog zur Tagesplanung auch eine Wochenplanung sehr sinnvoll, um die Tage der kommenden Woche bereits grob zu planen und eventuelle Engpässe frühzeitig zu identifizieren.

Ich kenne meine persönliche Leistungskurve und beachte diese entsprechend bei meiner Tagesplanung.

Bei der Tagesplanung sollte die eigene Leistungskurve auf jeden Fall beachtet werden. Ermittelt werden kann diese, indem die eigene Leistungsfähigkeit über den Tagesverlauf hinweg notiert wird. Die entsprechende Leistungskurve könnte dann beispielsweise so aussehen:

Um im Anschluss entsprechend Maßnahmen abzuleiten, sind die zwei folgenden Kernfragen zu beantworten:

Zu welcher Tageszeit habe ich die meiste Energie?
Für diese Zeit können wichtige und anspruchsvolle Aufgaben eingeplant werden, die viel Konzentration erfordern. Um diese wertvolle Zeit zu blocken, können wieder „Termine mit sich selbst“ helfen.

Zu welcher Tageszeit habe ich oft ein Leistungstief?
In dieser Zeit ist es sinnvoll, Aufgaben durchzuführen, die verhältnismäßig wenig Energie erfordern, wie zum Beispiel sehr routinierte Aufgaben.

Beim Abarbeiten meiner Aufgaben bleibe ich fokussiert und lasse mich nicht ablenken.

Sobald die Aufgaben für einen Tag entsprechend geplant sind, ist eine der größten Herausforderungen, die Themen fokussiert abzuarbeiten und Ablenkungen zu vermeiden. Falls es nicht gelingt, mit genügend Disziplin im Flow zu bleiben, können die folgenden Stellschrauben genutzt werden:

Bei längerfristigen Themen ist oft die erste Hürde, sich aufzuraffen. Hier können selbst gesetzte Zwischen-Deadlines helfen, die ersten Schritte zu bewältigen und die Aufgabe Schritt für Schritt voranzutreiben.
Um in einen Flow-Zustand zu kommen, kann es hilfreich sein, die Umgebung „auszuschalten“, beispielsweise durch das Schließen der Türe oder das Aufsetzen von Kopfhörern. Musik kann hierbei als Auslösereiz genutzt werden, um schnell und effektiv in den Flow-Zustand zu gelangen. Eine Idee hierfür ist die Erstellung oder die Suche nach einer bereits existierenden Playlist, die dann ausschließlich gehört wird, um in den Flow-Zustand zu gelangen und dort zu bleiben.

Um Ablenkungen zu vermeiden, können Barrieren errichtet werden: Es kann sehr effektiv sein, das ggf. derzeit nicht benötigte Handy beiseitezulegen, bevor eine Sache angegangen wird, für die eine hohe Konzentration erforderlich ist. Auch E-Mail-Programme, Chat-Apps etc. können für diesen Zeitraum geschlossen oder zumindest die Desktop- bzw. Push-Benachrichtigungen deaktiviert werden.

Ich reflektiere mein Selbstmanagement regelmäßig.

Abschließend lässt sich sagen, dass ein erfolgreiches Selbstmanagement ein stetiger Lernprozess ist. Zunächst können verschiedene Ideen, Techniken und Methoden Schritt für Schritt ausprobiert werden, um anschließend die für sich geeigneten auszuwählen und als Routine zu etablieren. Doch auch danach können jederzeit neue Herausforderungen entstehen, zum Beispiel durch geänderte Aufgaben oder Rahmenbedingungen im Privat- oder Berufsleben, durch die das eigene Selbstmanagement aus dem Gleichgewicht gerät.

Eine regelmäßige Reflexion zur steten Anpassung ist daher essenziell. Zum einen können hierfür allgemeine Reflexionsfragen eingesetzt werden, wie zum Beispiel: Mit welchem Ziel handle ich? Woran merke ich, dass ich erfolgreich bin? Was sind meine ersten beiden Schritte?
Ebenso können auch alle oben erläuterten Punkte der Checkliste immer wieder für eine Selbstmanagement-Reflexion genutzt werden.

Literaturempfehlungen:
– Allen, David (2015): Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
– Baumeister, Roy und Tierney, John (2012): Die Macht der Disziplin: Wie wir unseren Willen trainieren können
– Blatter, Ivan (2017): Arbeite klüger – nicht härter!
– Duhigg, Charles (2013): Die Macht der Gewohnheit: Warum wir tun, was wir tun
– Knapp, Jack und Zeratsky John (2018): Make Time: How to focus on what matters every day