Ein Prozess ist nur so gut, wie seine Umsetzung.
Im Zeitalter der Optimierung ist es naheliegend sämtliche Prozesse zu perfektionieren. Im Arbeitsalltag eines Prozessmanagers kommt durchaus das Bedürfnis auf, den Prozess des Kunden nach den höchsten Standards des Business Process Managements (BPM) optimieren zu wollen. Doch welchen Gewinn hat der Facharbeiter am Band durch eine, nach allen Regeln der Kunst, modellierte Prozessdokumentation für seinen Arbeitsschritt?
– Genau, keinen Gewinn.
Im Folgenden werden Überlegungen und Lösungsansätze vorgestellt, um aufzuzeigen, dass jeder am Prozess beteiligte Mensch für eine effektive Prozessgestaltung bedacht werden sollte.
Reicht eine Fotodokumentation als Prozessbeschreibung?
Eine einfache Anleitung mit Fotos dient dem Facharbeiter im Gegensatz zu einer perfekten Prozessdokumentation als Hilfestellung zur Einarbeitung in einen neuen Ablauf meist besser. Besonders in Zeiten von Corona ergeben sich vermehrt Vertretungsbedarfe durch Krankheit und Quarantäne, die eine solche Vorgehensweise dringend notwendig machen. Ein perfekt modelliertes Flussdiagramm in BPMN 2.0 (Business Model and Notation 2.0 – seit 2011 etablierter Modellierungs Standard) ist hier weder hilfreich noch steht der Aufwand der Modellierung im Verhältnis zu dem Nutzen im Vertretungsfall.
An diesem Punkt stellt sich die Frage, welche Daseinsberechtigung ein theoriebasiertes Prozessmanagement in einem derartigen Fall hat. Eine einfache Abfolge an Aktivitäten kann durch eine Fotodokumentation beschrieben werden.
Steigende Komplexität erfordert eine angemessene Syntax.
Komplexere und abstraktere Abläufe können mit einer derart einfachen Dokumentation nicht transparent dargestellt werden.
Hierzu ist eine Modellierung in BPMN 2.0 oder anderen Konventionen von Nöten. Die Detailtiefe hängt hier von der modellierten Ebene ab. Ein tiefergehendes Wissen um die Theorie, gekoppelt mit entsprechender Expertise ermöglicht eine adäquate Darstellung als Basis für eine Prozessanalyse und -optimierung.
Der Faktor Mensch in der Prozessgestaltung.
Die erfolgreiche Gestaltung des Soll-Prozesses erfordert neben Expertise im Prozessmanagement, Verständnis für die Firmenkultur und Einfühlungsvermögen gegenüber den Anwendern des Prozesses.
Im besten Fall wird der Prozessmanager zum Moderator für die Anwender, sodass die Anwender den Prozess selbst gestalten. Diese partizipative Herangehensweise ermöglicht die Gestaltung des Prozesses unter Berücksichtigung des Faktor Mensch.
Verschiedene Fälle erfordern verschiedene Lösungsansätze.
Geht es um die Digitalisierung eines Prozesses, steht auch hier der Anwender im Mittelpunkt. Der Anwender ist in diesem Falle eine Maschine. Dementsprechend gilt es nach höchsten formalen Standards in BPMN 2.0 oder in einer ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) zu modellieren.
Geht es um die Beschreibung weniger, spezifischer Handgriffe, ist eine Fotodokumentation womöglich das Mittel der Wahl.
Der Faktor Mensch ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Prozessgestaltung.
Um ein gutes Ergebnis im Prozessmanagement zu erzielen, bewegt man sich im Spannungsfeld „so komplex/formal wie nötig“ und „so einfach wie möglich“. Dieses anspruchsvolle Gewässer lässt sich am besten mit einem guten theoretischen Fundament, einem in der Praxis erlernten Erfahrungsschatz und dem richtigen Fingerspitzengefühl für den Anwender sicher durchschiffen.
In unserer VUCA*-Welt (*VUCA: Volatitlty- Uncertainty- Complexity- Ambiguity) werden auf den Anwender angepasste Lösungen immer wichtiger. Allgemeinlösungen, die übergestülpt werden, verlieren an Attraktivität. Partizipative Lösungsansätze geben den Anwendern Sicherheit und Vertrauen. Dadurch wird sichergestellt, dass Prozesse erfolgreich eingeführt und gelebt werden.
