Wie ein agiles Projektmanagement Modell für mehr Transparenz, Effizienz und Flexibilität in Meetings sorgt

In der heutigen Zeit befinden wir uns in einer Welt, die volatil, ungewiss, komplex und mehrdeutig ist. Gerade deshalb ist es umso wichtiger, die Bereiche unserer Geschäftswelt, in denen es uns noch möglich ist, so beherrschbar wie möglich zu gestalten. Das „Customized Meeting Communication“ Modell hebt das Gremien- bzw. Kommunikationsmanagement durch Transparenz, Rhythmus und Kommunikation auf eine höhere Ebene.

Kennen Sie diese Situation?

Das wöchentliche Meeting zur Abstimmung und Planung der weiteren Schritte im Projekt wurde erneut vorzeitig beendet. Sie verlassen unzufrieden mit den anderen Rundenteilnehmern den Raum und stellen fest, dass die Aufgaben aus dem Termin von der vorherigen Woche nicht erledigt worden sind.

Die besprochenen Inhalte sind nicht schriftlich dokumentiert und die Aufgaben sowie Beschlüsse wurden lediglich mündlich an die Rundenteilnehmer kommuniziert. Zudem stellen Sie fest, dass der Informationsfluss nicht sichergestellt ist und grundsätzlich Unklarheit über die erwarteten Ergebnisse des Meetings herrscht.

Meetings ohne Struktur gefährden die Ziele eines Projekts.

Die Entscheidung für die nächste Projektphase bleibt somit weiterhin „on hold“. Der anstehende Meilenstein kann aufgrund von ständigen Verzögerungen und mangelnder Transparenz nicht bestätigt werden. Der vorliegenden Situation geschuldet, ist die Zielerreichung im gesamten Projekt stark gefährdet. 

Die richtige Steuerung von Meetings ist das A und O des agilen Projektmanagements.

Innerhalb des agilen Modells „Customized Meeting Communication“ werden die individuellen Bedürfnisse des Gremienmanagements analysiert und maßgeschneiderte Lösungen kreiert. Außerdem wird das Gremium richtig „gesteuert“ und allen Teilnehmern werden die für sie relevanten Informationen bereitgestellt. Erhöhte Transparenz und eine bessere Vernetzung untereinander führen schließlich zu einem zeitlich deutlich optimierten Kommunikationsfluss.  

Modernes und effizientes Gremienmanagement geht also weit über das Verwalten von Dokumenten und die klassische Moderation hinaus. Das Modell der „Customized Meeting Communication“ ist ein mehrstufiges Modell, bei dem einzelne Funktionen der jeweiligen Situation angepasst und miteinander kombiniert werden – ähnlich der Levels eines autonom fahrenden Fahrzeugs.