Eine der zentralen Aufgaben im Projektmanagement ist es, Komplexität beherrschbar zu machen. Dabei helfen Transparenz, Kommunikation und Rhythmus. Und gerade jetzt wo ein Virus die Komplexität ins Unermessliche zu treiben scheint, sind diese drei klassischen Schritte essentiell.
Auf der einen Seite mag es fast erstrebenswert sein, von daheim aus arbeiten zu können. Auf der anderen Seite gibt es gerade im Projektmanagement in diesem Setting einige Herausforderungen zu meistern. Worauf kommt es an, wenn in einem Projekt alle Projektmitarbeiter – sei es auf Kunden- oder Dienstleisterseite – nur online zusammenarbeiten können?
Vertrauen ist gut – Transparenz, Kommunikation und Rhythmus sind besser!
Grundsätzliches Vertrauen ist sicherlich Voraussetzung für jede Art von Zusammenarbeit, sei es nun on- oder offline. In der Online-Kommunikation kommen neben den fachlichen auch noch andere Herausforderungen hinzu, die im echten Leben weniger oder gar nicht zum Tragen kommen:
- Unterschiedliche Erfahrungsstände der Teilnehmer: Teilnehmer mit viel Online-Erfahrung treffen auf Mitarbeiter, die eher selten an Online-Meetings teilnehmen. Vertrauen Sie nicht auf gleiche Erfahrungswerte zum Umgang mit Technik oder Online-Etikette!
- Eingeschränkte bzw. verschärfte Akustik: Teilnehmer müssen sich vor allem auf die Akustik verlassen, die online eine andere ist als offline. Geräusche, die in einem Besprechungsraum weniger ins Gewicht fallen, können hier durchaus stören, z.B. Husten. Gespräche der Teilnehmer, die man hingegen hören will, sind leider immer noch oft durch unzureichende Technik erschwert.
- Unterschiedliche Erwartungshaltungen der Teilnehmer: Der eine ist bei der Sache, der andere arbeitet seine E-Mails ab. Was auch schon in Offline-Meetings oft stört, kann im Schutze des Home Office noch zu mehr Missverständnissen und Unmut führen.
Begegnen Sie diesen besonderen Herausforderungen, in dem Sie Sicherheit für die Zusammenarbeit über Transparenz, Kommunikation und Rhythmus erzeugen. Egal ob es sich um klassisch geführte Projekte oder eher agil orientiertes Projektmanagement handelt, dieser Dreiklang heißt keine Einschränkung im Handlungsspielraum, sondern Veränderungen mit einem soliden Fundament begegnen, auf Basis dessen man Entscheidungen – auch iterativ – treffen kann.
Was heißt das im Detail – Transparenz, Kommunikation, Rhythmus?
Transparenz hilft beim Erkunden der Situation. Im ersten Schritt bedeutet das die Komplexität aufzulösen. Für ein Online-Meeting, so simpel es manchmal klingt, heißt das…
- Erstellen Sie vor jedem Online-Meeting eine Agenda mit unmissverständlichen Zeitangaben und Verantwortlichkeiten pro TOP.
- Achten Sie im Meeting auf die Einhaltung der Zeiten, sodass sich die betroffenen Menschen agenda-gesteuert einwählen und ihren Beitrag leisten können. Bestimmen Sie dazu einen Time Keeper, in der Regel ist es der Moderator.
- Dokumentieren Sie Beschlüsse und stellen Sie diese im Nachgang im Protokoll allen Beteiligten zur Verfügung.
- Dokumentieren Sie Aufgaben in einer „List of Open Points”, stimmen Sie pro Aufgabe Zieltermine und Verantwortliche im Meeting ab. Verteilen Sie die Aufgaben an die entsprechenden Verantwortlichen im Nachgang.
Kommunikation hilft zu verstehen und Menschen am Projekterfolg zu beteiligen. Die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt dem richtigen Personenkreis zukommen zu lassen, fördert nicht nur das Engagement von Beteiligten, sondern kann an entscheidender Stelle teure Anpassungen vermeiden und Folgekosten vorbeugen.
- Sparen Sie nicht an geeigneter Technik, um stabile Akustik zu gewährleisten. Nehmen Sie sich Zeit, um zu bewerten, welche Software sich am besten für Sie eignet abhängig davon, ob Sie in eine komplette Kollaborationsplattform wie z.B. MS TEAMS investieren wollen oder ob Ihnen schlankere online-Meeting-Plattformen wie TeamViewer reichen.
- Legen Sie Spielregeln für die Kommunikation & die Online-Etikette fest:
- Der Moderator stellt alle Online-Teilnehmer zu Beginn vor, auch die, die ggf. mit ihm im Raum sitzen.
- Lassen Sie die anderen Teilnehmer im Onlinemeeting ausreden. Durcheinander Gerede ist online noch schlimmer als offline!
- Legen Sie fest, dass die Teilnehmer ihr Mikrofon auf stumm schalten (“muten”), wenn sie gerade keinen Beitrag haben.
- Legen Sie fest, dass alle Beteiligten während des Meetings ihre Kamera anstellen.
- Besprechen Sie Themen, die nur eine Person betreffen, im Nachgang bilateral am besten direkt per Telefon.
- Richten Sie z.B. eine WhatsApp Gruppe ein, um auch den sozialen Austausch im Team zu unterstützen.
Rhythmus erzeugt Struktur und damit Sicherheit. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier heißt es so schön. Veränderung bedeutet mehr Energieaufwand für unser Gehirn! Werden Online-Meetings zur wiederkehrenden Routine, nehmen wir sie als willkommener Anker im unsicheren Projektgeschäft wahr.
- Finden Sie einen geeigneten Rhythmus zur Besprechung der Themen. Sind Teilnehmer vermehrt nicht in den Meetings, besprechen Sie den Meeting-Turnus erneut. In agilen Settings setzt man auf Daily Calls.
- Verspielen Sie die Glaubwürdigkeit der Plattform nicht durch schlecht geplante Agenden. Rhythmus heißt nicht, es muss immer jeder kommen, sondern lediglich das Meeting findet regelmäßig statt. Laden Sie agenda-gesteuert nur relevante Personen ein.
- Setzen Sie sich Themen auf Wiedervorlage in Ihrer “List of Open Points”. Ein Blick in Projekt-Terminpläne hilft, um diese wiederkehrenden Themen ausfindig zu machen.
Wir wünschen viel Erfolg mit unseren Tipps bei Ihren Online-Meetings! Bleiben Sie gesund!
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Torsten Graner
Corporate Communication
