In unserer heutigen VUCA-Welt kann es herausfordernd sein, in komplexen Projekten den Überblick zu behalten und jederzeit über den aktuellen Stand der einzelnen Arbeitspakete aussagefähig zu sein. Neben den altbekannten Herausforderungen des Projektmanagements, wie z.B. Intransparenz oder fehlende Kommunikation, werden die Themen agiles Arbeiten, Volatilität, Unsicherheit, steigende Komplexität und ständige Veränderungen immer relevanter. In vielen Fällen entstehen so agile Teilprojekte in einem sonst klassisch organisierten Umfeld oder es werden schrittweise agile Elemente in die Projektarbeit eingeführt (sog. hybrides Projektmanagement). Hierbei entstehen neue Herausforderungen, wie die Vereinbarkeit der klassischen und agilen Arbeitsweise.
Diesen Herausforderungen können Sie sich mit Hilfe eines strukturierten Terminmanagements stellen und Ihr Projekt mit Kommunikation, Rhythmus und Transparenz erfolgreich steuern. Einige Besonderheiten sind hierbei bei Projekten, die agile Arbeitsweisen anwenden, im Vergleich zum klassischen Projektmanagement jedoch zu beachten.
Hybride Terminpläne sind zeitlich strukturierende Taktgeber und berücksichtigen die agile Arbeitsweise.
Vor allem das Terminmanagement muss den Spagat schaffen zwischen der für die agile Arbeitsweise notwendigen Flexibilität und der Verlässlichkeit und Planbarkeit eines klassischen Terminplans. Denn im Gegensatz zu vollständig agil arbeitenden Unternehmen bzw. eigenständigen und unabhängigen agilen Projekten, muss in hybriden Projekten die Vereinbarkeit von klassischen und agilen Arbeitsweisen sichergestellt werden.
Entsprechend hat sich ein hybrides Terminmanagement-Modell bewährt, das agile Methoden mit klassischen Projektmanagementmethoden kombiniert. Dieses Modell wird im Folgenden detailliert beschrieben und die Besonderheiten für die agile Arbeitsweise hervorgehoben.
Die klassischen Meilensteine der Projektplanung bestimmen, zu welchen Zeitpunkten welche Reife erreicht sein muss und geben eine Orientierung zur Priorisierung der Sagas, Epics und User Stories in hybriden Projekten. Entlang der Meilensteine werden die einzelnen Sagas, Epics und User Stories ausgeplant, die zum Erreichen des jeweiligen Meilensteins relevant sind.
Somit ist sichergestellt, dass die Meilensteine der klassisch orientierten Projektumgebung auch in den agilen Teilprojekten berücksichtigt werden können, bzw. bei schrittweiser Einführung der agilen Arbeitsweise nicht vernachlässigt werden.
Dabei ist es entscheidend, sich nicht nur auf einen Terminplan oder ein Terminplanungstool zu verlassen. Um ein Projekt ganzheitlich entlang des Terminplans zu steuern und auf Störungen effizient und lösungsorientiert reagieren zu können, ist es notwendig, Terminmanagement als Gesamtkonzept zu betrachten.
Terminmanagement ist mehr als nur ein Terminplan.
Sowohl in hybriden als auch in klassischen Projekten gehört zu einem umfassenden Terminmanagement mehr als nur ein initial aufgesetzter Terminplan. Denn sowohl in klassisch organisierten als auch in hybriden Projekten verliert dieser oft mit den ersten Störungen, Zielverschiebungen und Verzögerungen an Relevanz und Aktualität, wenn der dahinterstehende Prozess nicht gelebt wird.
Ziele eines projektspezifisch implementierten Terminmanagements sind:
- Alle Prozessschritte und die zugehörigen Abhängigkeiten sind mit Terminen hinterlegt und abgestimmt.
- Alternative Szenarien und ihre Auswirkungen sind ausgeplant aufgezeigt.
- Das Management ist entscheidungsfähig.
- Die Termineinhaltung des kritischen Pfades ist sichergestellt, der Zieltermin wird erreicht.
Die im Nachfolgenden erläuterten 5 Säulen, welche eng miteinander verknüpft sind, müssen gleichermaßen berücksichtigt und implementiert werden:
Generischer Terminplan
Das Aufsetzen eines generischen Terminplans lohnt sich, wenn viele Projekte einen ähnlichen zeitlichen Ablauf haben. Ein generischer Terminplan ist eine Art Vorlage für Folge-Projekte, welche die Erfahrungen aus bisherigen Projekten abbildet. Die anschließende Erstellung projektspezfischer Pläne ist weniger zeitaufwendig und Erkenntnisse aus vergangenen Projekten, wie z.B. Optimierungspotentiale, werden direkt in den generischen Terminplan zurückgespielt und können somit sofort in neuen Projekten angewendet werden.
Basisterminplan und Szenarienplanung
Das Kernelement des Terminmanagements ist ein belastbarer, abgestimmter Terminplan.
Die Erstellung eines solchen Plans erfolgt in zwei Schritten:
1. Rahmenbedingungen erfassen
Dieser Schritt darf nicht unterschätzt werden. Bereits zu Projektbeginn getroffene Entscheidungen oder nicht beachtete Rahmenbedingungen können im Nachhinein zu Schwierigkeiten führen. Dies gilt vor allem auch für Projekte in einer agilen Umgebung.
Praxistipp:
Mögliche Fragestellungen:
- Wer sind die Stakeholder des Projekts, d.h. mit wem muss der Terminplan abgestimmt werden?
- Wer nutzt den Terminplan?
- Sind die Anforderungen und Vorgaben für das Projekt bekannt?
- Gibt es einen festen Endtermin, der erreicht werden soll oder startet das Projekt zu einem festgelegten Zeitpunkt?
- Welche Arbeitsabläufe und Prozesse gibt es im Unternehmen, die für die Strukturierung des Terminplans relevant sind?
- Mit welchem Tool soll im Projektverlauf gearbeitet werden?
2. Terminplan erstellen
In hybriden Projekten erfolgt in der Regel eine rollierende Planung. Das bedeutet, dass die in naher Zukunft liegenden Arbeitsschritte detailliert, langfristige dagegen nur auf einer abstrakteren Ebene geplant werden.
Je nach Projekt wird eine unterschiedliche Flughöhe (Sagas, Epics und User Stories) gewählt, auf welcher der Terminplan betrachtet wird.
Beispiel für eine Roadmap bis auf User Story-Ebene:
Praxis-Tipp für hybride Projekte:
- Bei einem einzelnen Scrum-Team erfolgt eine Ausplanung beispielsweise nur auf Epic- oder User-Story-Ebene.
- Im LeSS-Framework erfolgt eine nach Teams strukturierte Darstellung von übergreifenden Sagas und Epics.
Die 5 Schritte, um einen Terminplan zu erstellen, laufen iterativ ab:
Vorgänge und Meilensteine definieren
Agiles Umfeld: Definition von Sagas und zusätzliches Ableiten der Epics
Beispielhafte Methoden:
- Expertenbefragung
- Ableiten aus vorangegangenen Projekten
- Befragung der Mitarbeiter der jeweiligen Schnittstellen
- Zerlegung über Work Breakdown Structure
Vorgangsfolgen festlegen
Abhängigkeiten identifizieren zwischen
- einzelnen Arbeitspaketen
- Sagas, Epics und User Stories
- ggf. zwischen den einzelnen LeSS-Entwicklungsteams
Vorgangsdauer schätzen
Beispielhafte Methoden:
- Dreipunktschätzung
- Expertenbefragung
- Ableitungen aus vorangegangenen Projekten
Hinweise:
- Keine versteckten Puffer kommunizieren. Dies kann durch eine offene und angstfreie Unternehmenskultur verhindert werden.
- Agiles Umfeld: Einplanung von ausgewiesenen Puffern als Managementreserve zum Ausgleich von nicht abgeschlossenen User Stories, Epics und Sagas ist möglich.
Ressourcen festlegen und zuweisen
Fokus auf
- Arbeit (Mitarbeiter), Material, Kosten
- Unterscheidung zwischen fester Dauer und fester Arbeit
- V.a. im agilen Umfeld: möglichst stabile und homogene Projektausplanung der Mitarbeiter, um den Fokus auf deren Kernthema sicherzustellen.
Methode:
- Ressourcen definieren
- Ressourcen anlegen
- Ressourcen zuweisen
- Konflikte auflösen
Terminplan abstimmen und entwickeln
Methode:
- Terminplan im gewählten Tool erstellen
- Kritischen Pfad identifizieren
- Konfikte auflösen
- Szenarienplanung
- Abstimmung, Freigabe, Kommunikation
Praxistipp:
- Erstellung von Best-, Real- und Worst-Case-Szenarios mit frühestem, realistischem und spätestem Zieltermin inkl. Maßnahmen zur Zielerreichung bzw. Abwendung von Risiken
- projektspezifische Szenarienplanungen mit Risikobewertungen und Maßnahmen
Monitoring, Pflege, Steuerung
Nach Erstellung des projektspezifischen Terminplans ist für dessen Aktualität und langfristige Stimmigkeit ein konsequent gelebter Pflegeprozess notwendig. Hierbei sind die drei Kernfaktoren Kommunikation, Transparenz und Rhythmus entscheidend.
Praxistipps:
- Zum effizienten Monitoring haben sich regelmäßige Terminplanungsrunden bewährt. Das Aufsetzen und effiziente Steuern dieser Runden sowie die Etablierung einer Kultur der transparenten Kommunikation kann durch gutes Gremienmanagement und Methoden der Organisationsentwicklung erfolgen.
- Die Terminplanpflege erfolgt direkt nach Kommunikation der eventuellen Terminabweichungen live im Termin oder direkt im Anschluss, sodass die Auswirkungen auf den Zieltermin für alle direkt ersichtlich sind.
- Durch eine stringente Steuerung innerhalb und außerhalb der Runden ist sichergestellt, dass alle Beteilgten stets die anstehenden Arbeitspakete kennen und über die anstehenden Meilensteine informiert sind.
- Möglicher Prozess bei agiler Arbeitsweise: der Terminplaner erhält im Backlog-Refinement Informationen über Terminverschiebungen und es werden Verschiebungen durch ihn an das Team kommuniziert.
- Im agilen Umfeld kann der Projektfortschritt auch anhand der Schätzung von Storypoints (Einheit zur Beschreibung der Größe einer User Story) mit Hilfe von Burn-down-Charts gemonitort werden.
Analyse und Verbesserung
Ganz im Sinne der kontinuierlichen Prozessverbesserung ist es wichtig, regelmäßig den aufgesetzten Terminmanagementprozess zu hinterfragen. Hierbei ist nicht gemeint, den Terminplan an sich zu optimieren, denn dies geschieht in den regelmäßigen Terminplanungsrunden bzw. im Backlog-Refinement, sondern den vollumfänglichen Terminmanagement-Prozess. Hierfür kann beispielsweise ein Assessment oder andere Qualitätsmanagement-Methoden angewendet werden.
Berichten und Abgleich mit den Zieldimensionen
Im Rahmen eines etablierten Berichtsmanagementprozesses wird der aktuelle Terminplanstatus regelmäßig an alle relevanten Schnittstellen bzw. Gremien berichtet.
Praxistipp:
Idealerweise ist vor allem in Projekten mit agiler Arbeitsweise kein konkretes Berichten notwendig, da alle Parteien jederzeit Zugriff auf den Terminplan im entsprechenden Tool haben. Nichtsdestotrotz ist ein regelmäßiger Abgleich mit den Zielen des Projekts im agilen Umfeld genauso wichtig, wie in klassichen Projekten.
Das hybride Terminmanagement-Modell vereint das Beste aus zwei Welten.
Durch einen ganzheitlichen Terminmangement-Ansatz herrscht im Projekt Transparenz in Bezug auf den Terminplan. Alle Beteiligten sind handlungsfähig und können zielgerichtet agieren.
Sowohl in klassischen als auch Projekten mit agilen Elementen übernehmen Terminpläne eine zeitliche Steuerungsfunktion. Sie geben einen Überblick über den aktuellen Projektabschnitt und bieten die Möglichkeit einer vorausschauenden Planung. Durch das hybride Modell berücksichtigen sie gleichzeitig eine agile Arbeitsweise und bieten durch eine rollierende Planung die notwendige Flexibilität.
Bei der Implementierung sowie operativen Umsetzung und Steuerung des Terminmanagementprozesses und anderen Projektmanagement-Schnittstellen können Sie interne oder externe Projektmanagement-Spezialisten unterstützen.
Franziska Riehle
Expertin für Hybrides Terminmanagement
