Projektmanagement im Automotive-Bereich bringt ganz eigene Herausforderungen mit sich. Eine Kern-Dienstleistung von [bu:st] – dem Projektmanagement Spezialist aus München – ist es, seine langjährige Erfahrung einzubringen. Die Verantwortlichen werden durch externe Beratung in der Konzeption und dem Aufbau der notwendigen Bausteine eines professionellen Projektmanagements unterstützt. So zum Beispiel einer unserer Automotive-Kunden, der eine Matrixorganisation ins Leben gerufen hat, um die Entwicklung neuer Fahrzeuge weiter zu stärken.
In dieser Fahrzeug-Projektorganisation steuern „Unternehmer im Unternehmen“ jeweils eine Fahrzeuggruppe über den gesamten Lebenszyklus. Diese Organisationsform führt in der Theorie zu klaren Verantwortlichkeiten und ermöglicht schnellere Entscheidungswege.
Damit die Matrixorganisation jedoch auch in der Praxis zum Erfolgsmodell wird, muss sie zur erfolgreichen Projektarbeit befähigt werden. Und genau hier kommt die [bu:st] Projektmanagement Methode ins Spiel.
Für die nachhaltige Implementierung beinhaltet diese drei wesentliche Erfolgsfaktoren:
1. Operative Projektarbeit
2. Toolbox für die Kernprozesse im Projektmanagement
3. Paralleles Changemanagement
1. Operative Projektarbeit beim Automotive-Kunden
Das „Machen“ steht bei [bu:st] und unserer Projektmanagement Methode im Vordergrund. Durch eine iterative Vorgehensweise und Kombination der operativen Umsetzung mit Beobachten, Verstehen, Priorisieren, Verbessern und Verankern können die Projektmanagement-Bausteine im Projekt, in den Prozessen und Gremien nachhaltig implementiert werden.
Neben dem Machen stellen wir durch Beobachten Nähe zur aktuellen Situation und den handelnden Personen her. Außerdem sammeln wir Informationen zu Management- und Arbeitsebene sowie zu Voraussetzungen und Rahmenbedingungen, um die Herausforderungen besser zu verstehen.
Die Erkenntnisse daraus können nicht alle gleichzeitig gelöst werden, deshalb müssen Themen kontinuierlich priorisiert werden. Solche Prozesse, Methoden, Tools und Templates, die bereits in der Projektarbeit angewendet wurden, werden dann auf Basis der praktischen Erfahrungen im laufenden Projekt bewertet und bei Bedarf den Anforderungen entsprechend angepasst und verbessert.
Bewährte Lösungen werden schließlich in der Organisation und dem Arbeitsmodell nachhaltig verankert. Durch diese iterative und operativ geprägte Vorgehensweise werden die Lösungen in der Projektmanagementumgebung schneller und besser akzeptiert.
2. Toolbox für die Kernprozesse im Projektmanagement
Im Rahmen der Priorisierung werden in enger Abstimmung mit der Matrixorganisation die Brennpunkte identifiziert und die Kernaufgaben innerhalb der Projektmanagement-Prozesse festgelegt. Drei Beispiele für solche Brennpunkte aus unserem Kundenprojekt geben einen Einblick, wie wir unsere Projektmanagement Methode im Automotive-Bereich einsetzen:
Klares Arbeits- , Kommunikations- und Entscheidungsmodell
Wie wichtig die Gestaltung von Kommunikations- und Informationsprozessen ist, verdeutlicht der Umstand, dass ein großer Teil der Aufgaben einer Führungskraft durch Kommunikationsprozesse bestimmt werden. Darüber hinaus werden die im Laufe eines Projekts anfallenden Entscheidungen oft nicht von einer einzelnen Person, sondern von Gremien getroffen, die nach bestimmten Richtlinien zusammengesetzt sind. Abstimmrunden, Kreise und Gremien bilden also den Kern im Kommunikations- und Entscheidungsprozess.
Um für alle Beteiligten die erforderliche Transparenz und Klarheit zu schaffen ist es notwendig, diese Entscheidungsgremien zu definieren und effizient zu führen. Sämtliche Projektmanagement-Prozesse finden sich in den Runden wieder. Unstimmigkeiten in der Organisations- und Verantwortungsstruktur werden dort sichtbar.
Die operative Unterstützung von Gremien ermöglicht eine schnelle Optimierung im gelebten Arbeits-, Kommunikations- und Entscheidungsmodell. Dabei konzentrieren sich unsere Projektmanagement Beratung auf die dringenden und wichtigen Themen, denn so lassen sich sichtbar Einsparungen von notwendigen Entwicklungskapazitäten beeinflussen.
Wir unterstützen bei der Optimierung der Teamzusammensetzung, stimmen die Struktur der Agenda mit dem Gremienverantwortlichen ab und sorgen durch konsequentes Zeitmanagement und zielgerichtete Moderation für eine Reduzierung der anwesenden Teilnehmeranzahl und der Rundendauer selbst.
Durch unsere proaktive Nachverfolgung von Aufgaben werden Maßnahmen fristgerechter erledigt. Auch hierdurch werden Kapazitäten eingespart bzw. können die Beteiligten sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Darstellung und Nachverfolgung aller wichtigen Kenngrößen
Je komplexer die Projektstruktur und die Unternehmensumwelt, desto höher ist die Menge an verteilter Information. Dies erfordert zwingend ein Berichtsmanagement, das die Matrixorganisation mit den richtigen und relevanten Informationen versorgt – und damit die Transparenz und die Qualität der festgelegten Projekt- und Prozess-KPIs verbessert. Durch eine effizienzoptimierte Berichtsstruktur reduziert sich der Aufwand zur Erstellung von Projektstatus und Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen merklich.
Unsere Unterstützungs-Dienstleistung im Projektmanagement beginnt bei der Idee für ein Projekt-Cockpit über den laufenden Betrieb dieses Cockpits bis hin zur operativen Verankerung und Überführung in eine IT-Lösung.
Zunächst stimmen wir die Grundlogik des Projekt-Cockpits ab, so dass Steuergrößen im Projekt definiert und mit Zielen hinterlegt sind. Anschließend konzipieren wir eine Lösung und führen diese in ausgewählten Prozessketten als Pilot zur Erprobung des Prozesses ein.
Wir unterstützen die Berichtsverantwortlichen in der Pilotanwendung und sorgen so für durchgängige und konsistente Daten, werten Änderungen aus und knüpfen die Informationen an die mitlaufende Kalkulation. Dabei beschränken wir uns nicht auf die administrative Arbeit, sondern diskutieren inhaltlich mit und stellen die Kommunikation sicher.
Auf Basis der Ist-Daten können Maßnahmen zu Chancen und Risiken abgeleitet und somit Handlungsoptionen aufgezeigt werden – die Projektorganisation ist entscheidungsfähig.
Reifegrad-Messungen & Sicherstellen der Umsetzung von Meilensteinen
Egal, ob es sich um Projektmanagement im Automotive-Bereich handelt oder nicht, die bewusste Gestaltung der „Anflugphase“ zu einem Meilenstein schafft frühzeitige Transparenz und gibt Sicherheit zwischen den Meilensteinen. Über einen Soll-Ist Vergleich im Rahmen des Reifegradmanagements werden Defizite sichtbar und sofort mit Maßnahmen hinterlegt.
Wir organisieren die Reifegradaudits und führen diese gemeinsam mit den Verantwortlichen durch. Zu den jeweiligen Reifegrad-Audit Terminen wird die phasenadäquate Produktreife gemessen und dokumentiert. Hierzu wird geprüft, ob Anforderungen und Ziele umsetzbar sind / umgesetzt wurden, bzw. ob die nötige Reife vorliegt. Für nicht bestätigte oder freigezeichnete Umfänge gibt es vereinbarte Maßnahmen, die bis zum entscheidenden Meilenstein konsequent nachgehalten werden.
Unsere Projektmanagement Beratungs- und Unterstützungsleistung beginnt mit dem Aufbau und Umsetzung der Idee eines Audit-Prozesses für die Entwicklungsreife zur Zielvereinbarung. Bei erfolgreicher Implementierung kann der Prozess auf die gesamte Produktentstehung und weitere Prozessketten ausgeweitet werden. Des Weiteren kümmern wir uns um das konsequente Nachhalten der offenen Punkte aus dem letzten Meilenstein und stellen den Status-Quo zum „Anflug“ zur Priorisierung der wichtigen und dringenden Themen dar, inklusive entsprechender Abarbeitungskurven, z.B. offene Änderungen zum technischen Freeze.
Durch die Reifegradaudits zu neuralgischen Zeitpunkten bzw. Meilensteinen im Produktentstehungsprozess wird die Qualität der Produkte kundenwirksam erhöht. Der Reifegrad-Audit-Prozess erwirkt zudem einen Wandel im Mindset in allen Phasen des Entwicklungsprozesses bzgl. Inhalt- und Terminzielerreichung. Nicht das Erzählte reicht, sondern das Erreichte zählt.
3. Paralleles Changemanagement
Changemanagement sollte ein wesentlicher Bestandteil jedes Projekts sein, das auf Änderungen von Tools, Methoden, Prozessen, Organisationsstrukturen oder Geschäftsmodellen abzielt. Menschen vermeiden Risiken und sind von Natur aus auf Stabilität ausgerichtet. Daher ist der Ansatz unserer Projektmanagement Methode, mit Menschen als Individuen und mit ihrer Beziehung zueinander und zum Projektgeschäft umzugehen. Wir glauben, dass Erfolg in der Zukunft auf der Entwicklung und dem Engagement von Mitarbeitern und Führungskräften basiert.
Die Ausführung von Changemanagement ist Aufgabe des Managements. Unser Vorgehensmodell befähigt, trainiert, unterstützt und coacht Führungskräfte im Changemanagement und berücksichtigt dabei alle notwendigen Perspektiven: Individuum, Team und Matrixorganisation.
Zunächst klären wir die genauen Inhalte des bevorstehenden Veränderungsprojekts und führen Interviews und Analysen durch. Darauf aufbauend bewerten wir die Veränderungsbereitschaft und daraus resultierende Anforderungen an das Changemanagement und entwickeln eine Strategie.
Im nächsten Schritt helfen wir den beteiligten Menschen, die Notwendigkeit der Veränderung zu erkennen. Dazu erstellen wir passende Präsentationen und Kommunikationsmittel.
Schließlich arbeiten wir bei der Erstellung und Durchführung von Trainings auf allen Hierarchieebenen mit und befähigen die Menschen bei der Bewältigung der Veränderung.
Die Fortschrittsüberwachung und Planung von Korrekturmaßnahmen ist der letzte aber genauso wesentliche Baustein, um Barrieren für Veränderungen zu identifizieren und Folgeaktivitäten zu erarbeiten.
[bu:st] Produktmanagement als Grundlage für professionelles Projektmanagement
[bu:st] ist nicht zufällig der beste Projektmanagement-Dienstleister im Automotive-Bereich in München. Kontinuierlich arbeiten wir an der Verbesserung unserer Services. Unter Produktmanagement verstehen wir die strukturierte Erstellung und Optimierung unserer Methoden, Tools und Vorgehensweisen für erfolgreiche und professionelle Kundenprojekte.
So haben wir über die Jahre unsere Dienstleistungen im Bereich Projektmanagement, Prozessmanagement und Organisationsentwicklung über inzwischen zwölf Produkte definiert, welche man auch als unsere zwölf Wissensgebiete bezeichnen kann. Auch beim Aufbau eines professionellen Projektmanagements in der Matrixorganisation greifen wir auf diese Wissensgebiete und praktische Erfahrung aus über 500 nationalen und internationalen Projekten zurück.
Martin Zöltsch
Experte für Task Force Management
