Die Menge an Informationen, mit denen jeder im Berufsalltag zu kämpfen hat, ist eine zentrale Herausforderung. Wer kennt es nicht: Nach dem Urlaub kehrt man zu einer Flut an E-Mails zurück. Zusätzlich spielt der Faktor Zeit eine entscheidende Rolle, da an den meisten Tagen Meeting an Meeting angereiht ist. Daher bevorzugen die meisten Führungskräfte eine ergebnisorientierte und empfängerorientierte Kommunikation, um das Wesentliche sofort erkennen zu können.
Wirksame Kommunikation ist empfänger- und ergebnisorientiert!
Ergebnisorientierte Kommunikation hat ein klares Ziel und ist so aufgebaut, dass das gewünschte Ergebnis erreicht wird. Ein Beispiel: Die zentrale Kernbotschaft steht am Anfang der Kommunikation, damit nachfolgende Argumente sofort passend eingeordnet und bewertet werden können. So wird eine höhere Aufmerksamkeitsspanne erreicht und aus einem ungeduldigen „Wo soll das Ganze hinführen?“ wird ein neugieriges „Aha, wie kommt es zu dieser Erkenntnis?“
Empfängerorientierte Kommunikation ist auf den Empfänger und seine eigenen Bedürfnisse angepasst. Ziel ist es nicht den Empfänger Schritt für Schritt an die eigenen Gedanken heranzuführen, sondern die eigenen Kernaussagen an die Gedanken des Gegenübers heranzuführen. Die Aussagen werden so gestaltet, dass sie nahtlos an die Empfängerwelt anknüpfen.
Sofort auf den Punkt kommen: Im beruflichen Kontext sollte das Ergebnis im Vordergrund stehen
Kommunikation nach dem Pyramidalen Prinzip beginnt mit der Kernaussage und stellt die Hauptbotschaft, zum Beispiel das Ergebnis, nach oben, beziehungsweise an den Anfang. Statt mit dem wichtigsten Punkt bis zum Schluss zu warten, ist es wirkungsvoller direkt mit der Kernbotschaft zu beginnen. Denn am Anfang ist die Aufmerksamkeit des Publikums am höchsten, die Informationen können besser aufgenommen werden und es ist leichter die nachfolgenden Aussagen auf ihre Stichhaltigkeit zu überprüfen. Die Pyramide stellt so ein Argumentationsgerüst dar, in dem die Argumente und Fakten zur Spitze der Pyramide hin ausgerichtet sind.
Das umgekehrte Trichtermodell: Die Pyramidale Struktur
Im akademischen Kontext findet Kommunikation größtenteils nach dem wissenschaftlichen Prinzip des „klassischen Trichtermodels“ statt: Aus einer breit angelegten Analyse wird ein Ergebnis Schritt für Schritt entwickelt und es wird so vom Allgemeinen zum Besonderen geführt. Am Ende steht die Zusammenfassung oder das Fazit aller Argumente, die vorher aufgelistet wurden. Barbara Minto hat mir ihrer Veröffentlichung „The Pyramid Principle. Logical Writing, Thinking and Problem Solving“ 1981 dieses bisherige Prinzip auf den Kopf gestellt und so das Pyramidale Prinzip entwickelt, das sich konsequent auf die Kernaussage ausrichtet.
Dieser umgedrehte Trichter sieht optisch wie eine Pyramide aus, an dessen Spitze sich die Kernaussage der Kommunikation befindet. Auf diese Weise liest oder hört der Empfänger die für ihn entscheidende Aussage bereits zu Beginn. Die Kernaussage löst Fragen aus und bestimmt damit den sich anschließenden, vom Autor gewollten Diskurs. Die Kernbotschaft ist genau ein Satz, der präzise und positiv formuliert ist. In den darunterliegenden Ebenen wird die Hauptbotschaft mit weiteren Schlüsselaussagen belegt, beziehungsweise konkretisiert und mit Analyseergebnisse detailliert. Der Pyramidensockel besteht aus Unterstützungsinformationen, auf die bei Bedarf eingegangen werden kann. Klassisch für Folienpräsentationen ist die Backup-Sektion. Die Höhe der Pyramide und damit die Detailierungstiefe hängt von der Zielgruppe und dem Format der Kommunikation ab.
Die Pyramidenstruktur gibt drei Unterstrukturen vor, die helfen die Argumentation zusammenzustellen
- Der narrative Aufbau der Einleitung: Ziel ist es, den Empfänger an das jeweilige Thema heranzuführen. Folgende 4 Schritte können den Rahmen für eine gelungene Einleitung liefern:
- Ausgangssituation: Beschreibung der Ist-Situation und der Rahmenbedingungen ohne Wertung.
- Problem: Aus der beschriebenen Ist-Situation entsteht das Problem bzw. der Konflikt.
- Kernfrage: Als Folge des Problems entsteht die Kernfrage. Über die Kernfrage lässt sich das Problem lösen.
- Kernaussage: Die „Lösung“ der Kernfrage ist die Kernaussage bzw. die Hauptbotschaft. Sie ist nicht nur die Lösung des Problems, sondern auch der Ausgangspunkt der Argumentation.
- Vertikale Beziehung/ Logische Gruppe: Die Beziehung zwischen Punkten und Unterpunkten. Unterpunkte beantworten Fragen, die sich aus den Oberpunkten ergeben. Somit gestattet die vertikale Beziehung einen Frage-Antwort-Dialog aufzubauen, der durch die Argumentation führt. Dadurch wird die jeweilige Aussage durch die Argumente auf der darunterliegenden Ebene gestützt.
- Horizontale Beziehung/ Logische Kette: Beziehung einer Reihe von Unterpunkten. Eine logische Kette stellt einen Argumentationsprozess dar, bei dem eine Frage nach der anderen beantwortet wird. Eine logische Kette ist für das Publikum einfach nachzuvollziehen, jedoch schwieriger aufrechtzuerhalten, wenn ein Argument widerlegt ist.
Es gibt immer eine Ausnahme
Emotionale Themen: Für das Abholen, Mitnehmen und Überzeugen von Menschen, z. B. im Bereich Change Management, ist das Pyramidale Prinzip eher ungeeignet. Der Fokus liegt auf Inhalt, nicht auf dem Andocken an den Menschen.
Widerstand: Wenn im Voraus mit einer Ablehnung eines Großteils Ihres Publikums zu rechnen ist, sollte die Kernaussage nicht an den Anfang gestellt werden. Denn dadurch steigt das Risiko, dass die Zuhörer nicht mehr offen für die folgenden untermauernden Argumente sind.
Schulungen, Lehre und Wissenschaft: Ebenfalls ist das Pyramidale Prinzip wenig geeignet für Trainings oder Lehrveranstaltungen. Hierbei liegt der Fokus auf der schrittweisen Entwicklung eines Sachverhalts, dem Heranführen der Teilnehmer:innen an ein Thema.
Pyramidale Kommunikation heißt Klarheit schaffen
In unserer heutigen, schnelllebigen VUCA-Welt ist eine ergebnis- und empfängerorientierte Kommunikation umso wichtiger. Vielleicht haben Sie es selbst schon einmal erlebt, dass Sie während einer Präsentation den Anschluss verloren haben oder erst mehrere E-Mails und Telefonate führen mussten, bis Sie verstanden haben was die Kolleg:innen von Ihnen brauchen. Mit dem pyramidalen Prinzip muss nicht bis zur nächsten Präsentation gewartet werden, sondern kann im nächsten Gespräch oder in der nächsten E-Mail ausprobiert werden: Wie wäre es, mit der Kernbotschaft zu starten und dann die drei wichtigsten Argumente anzuführen, die Ihre Kernaussage stützt?
